On reçoit toutes et tous des dizaines de mails par jour. Certains sont importants et d’autres complètement inutiles. Mais ils sont quand même là, et encombre notre boîte mail, et en même temps notre esprit.
Comment gérer nos mails pour retrouver une tranquillité d’esprit, et que chaque demande soit traitée dans les temps impartis ?
Tu retrouveras dans cet article pourquoi il est important d’avoir une bonne gestion de sa boîte mail. Tu verras aussi quelques astuces à mettre en place pour te permettre de gagner et d’avoir le plaisir d’une boîte mail vide.
Pourquoi apprendre à bien gérer sa boîte email ?
Avoir sa boîte mail envahie de messages en tout genre peut vite nous rajouter une charge mentale importante. Après tout, voir ce chiffre augmenter de jour en jour, voir d’heure en heure peut créer du stress supplémentaire et inutile.
Le fait d’avoir une boîte mail pleine nous fait perdre du temps. Ne serais-ce quand tu as un mail reçu récemment, tu peux vite passer un certain moment à le rechercher. Surtout si tu en as reçu 50 entre temps. Et c’est encore plus compliqué si ce fameux courrier date de plusieurs jours ! 😱
Et le problème avec une boîte mail encombrée, c’est que les messages importants sont noyés parmi les nombreuses newsletters que tu reçois quotidiennement. Du coup, tu peux passer côté, faire une mauvaise manip’ en faisant, pour une fois, un peu de tri. Bref, c’est la galère ! 🤨
Ne pas garder sa messagerie connectée toute la journée
Bien souvent, quand notre messagerie est envahie, c’est qu’on ne s’en occupe pas correctement. C’est tellement le bazar que tu es obligée d’avoir ta boîte mail constamment connectée pour être sûre de ne rien louper.
Même si le raisonnement peut se comprendre, le fait d’avoir tes notifications connectées en permanence ne te permet pas d’être vraiment concentrée sur ce que tu fais. Tu vas perdre du temps à vérifier ce que contient le message reçu. Tu vas peut-être vouloir y répondre tout de suite.
Donc, tu vas te déconcentrer de ta tâche actuelle et tu vas aussi mettre quelques minutes à te replonger dedans. Pour peu que ton travail actuel te demande une vraie concentration, et de rester ultra focus, et ça va être encore pire. En pensant gagner du temps à répondre à ton message tout de suite, finalement, tu vas mettre plus de temps que si tu avais traité tes mails plus tard dans la journée. Et on sait tous que notre temps est précieux !
Tu le vois, ne pas avoir une bonne gestion au niveau de ta boîte mail peut engendrer un certain nombre de désagréments 🥴. Que cela soit de la perte de temps quand tu dois chercher le message auquel tu dois répondre absolument aujourd’hui, à la perte de ta concentration si précieuse, et pour certain jour si difficile à avoir. Sans parler de la charge mentale et du stress occasionné par la vue de ce nombre de mails qui ne cesse d’augmenter chaque jour.
Les astuces pour cleaner ta boîte mail sans effort
Avoir une boîte pro et une perso
Gérer de manière optimisée ses boîtes mail demande un peu d’organisation, mais aussi de la rigueur. La première chose à faire est d’avoir une boîte mail pro et une perso. Cela t’évitera de mélanger le perso sur tes heures de boulot et inversement. Pendant la journée, tu couperas ainsi ta réception de mail de ta famille/ amis et tes newsletters. Tu pourras les traiter une fois ta journée terminée.
Faire du tri dans tes mails et newsletters
Autre étape importante, fais du tri ! et c’est très certainement la plus importante. Tri tes newsletters quand tu les reçois. Ne garde que celles que tu lis vraiment et qui t’apporte les informations importantes. (oui, les ventes privées de tes marques préférées sont importantes 😜)
De cette manière, tu auras moins de mail entrant, et qui dit moins de mail entrant et donc il te sera plus facile de les traiter.
Créer des dossiers
Une fois que tu as fait ce tri dans tes newsletters, pourquoi ne pas créer des dossiers ? J’ai suivi la formation de Matthieu Desroche “Méthode zéro courriel” qui explique qu’il peut être judicieux d’avoir 3 dossiers dans lesquels tu sépareras ceux que tu dois traiter, ceux qui attendent un suivi et ceux que tu dois garder.
À toi de voir quel système de classement te conviendra le mieux et avec lequel tu seras le plus à l’aise. L’important, c’est qu’il soit simple et logique pour toi. Autre condition importante, avoir le moins d’étape possible dans le traitement de ton message, sinon tu remetras à plus tard, et tu auras de nouveau ta messagerie encombrée.
Préparer des templates de réponses
Et pourquoi ne pas préparer des templates de réponses ? Pour ton activité professionnelle, tu dois certainement recevoir des questions identiques et de manière récurrente. En préparant des templates de réponses pour ces mails, tu gagneras du temps puisque tu n’auras pas à réfléchir à quelle formule utiliser.
Par contre, n’oublie de personnaliser ta réponse. Sinon ton lecteur sera déçu que tu lui dises “Bonjour Paul”, alors qu’elle s’appelle Manon…. Tu vois ce que je veux dire 😜
Pourquoi ne pas déléguer ?
Si vraiment répondre à tes mails te demande plus de temps que tu ne peux t’accorder, il exista aussi la solution de la délégation. Tu peux charger une personne de répondre à ta place. Tu peux la former sur les sujets sur lesquels elle aura la main, ainsi, elle sera ton extension dans le traitement de ta boîte mail.
Cette solution te fera gagner énormément de temps, et permettra d’assurer un service de qualité et un traitement des réponses rapide. Tes clients n’en seront que satisfaits.
Planifier un bloc de temps pour traiter des mails
Si tu veux garder la gestion en solo de ta boîte mail, autre solution est de te planifier un moment dans ta journée. Pendant ce bloc de temps, tu ne t’occupes que de ça. Tu tries, ranges et réponds à ceux qui te demandent une réponse.
Tu seras ainsi focus sur le traitement de tes mails. Tes délais de réponse seront plus courts, et tu ne te sentiras pas submergées de voir les messages s’accumuler dans ta boîte de réception.
Et le reste du temps, tu coupes toutes les notifications de ta boîte mail. Ainsi aucune distraction quand ce que tu as à faire te demande de la concentration. Tu n’as pas besoin à l’instant T que Pierre a besoin de-ci, ou que Sylvie à répondu a ta dernière question. Tout cela peut attendre le moment que tu auras choisi et planifier pour être traité.
Finalement, gérer sa boîte mail est assez simple. Il te suffit pour cela de mettre en place des process et de les appliquer. Ainsi tes mails sont traités, correctement et ne s’accumulent plus jusqu’à atteindre des sommets.
En suivant ces quelques principes, ou en trouvant les tiens, tu verras que ta boîte de réception ne sera plus jamais encombrée. Tous tes contacts auront une réponse à leur question, en temps et en heure. Tout le monde sera satisfait.
Comme je te l’ai dit, j’ai suivi la formation “Méthode zéro courriel” de Matthieu Desroches. Il propose une formation payante, mais aussi un webinaire gratuit pour t’accompagner dans ta gestion de ta boîte mail. Les liens que je t’ai mis concernant cette formation sont des liens affiliés. Si tu achètes la formation de Matthieu via ces liens, je toucherais une commission. Par contre, pour toi, cela ne changera rien pour le prix.